HP-tulostuspalvelulaajennus

Analyysin teki Appwesome

Kun puhelinta käyttää kotona useampi ihminen, tulostaminen ei yleensä ala siitä, että joku avaa erillisen tulostussovelluksen. Useammin koulusta tulee viesti, resepti pitää saada paperille tai joku haluaa ottaa kopion matkasuunnitelmasta. HP-tulostuspalvelulaajennus on hyödyllinen juuri tällaisissa hetkissä: se tuo tulostusmahdollisuuden niihin Android-sovelluksiin, joista tulostettava tiedosto jo löytyy. Minusta sen arvo näkyy parhaiten silloin, kun puhelimen ja HP-tulostimen väliin ei tarvitse keksiä uutta työvaihetta.

Kun koko talous käyttää samaa tulostinta

Jaetussa kodissa tulostuspyyntö tulee helposti kesken muun tekemisen. Kuvittele, että yksi perheenjäsen etsii sähköpostista koulun lomaketta samalla kun toinen valmistelee työmatkan asiakirjoja. Kun tulostuspalvelu on käytettävissä Androidin tulostusvalinnoissa, kumpikin voi käynnistää tulostamisen omasta sovelluksestaan sen sijaan, että tiedosto pitäisi ensin siirtää yhdelle tietokoneelle. Se vähentää turhaa viestittelyä ja tekee puhelimesta käyttökelpoisen myös kodin yhteisen tulostimen kanssa.

Tämä toimintatapa sopii parhaiten tilanteeseen, jossa käytössä on HP-tulostin ja tulostettava aineisto on jo puhelimessa tai palvelussa, jota puhelimen sovellus osaa käsitellä. Laajennus ei ole sama asia kuin monipuolinen tulostimen hallintasovellus: sen tehtävä on tarjota tulostusreitti, ei korvata kaikkia tulostimen ylläpitoon tai skannaukseen tarkoitettuja työkaluja. Jos haluat vain saada asiakirjan paperille, tämä rajaus on usein etu. Jos taas haluat hoitaa laitteesta paljon muutakin, erillinen ratkaisu voi olla sopivampi.

Asennus on helppo, mutta oikeat rajat kannattaa ymmärtää

Ensimmäinen asia, joka iski minuun, oli sovelluksen yksinkertaisuus. Asennus on suoraviivaista – lataa, asenna ja voilà, olet valmis. Sovellus on suunniteltu niin, että kaikki sen toiminnot ovat helposti löydettävissä. Ei tarvitse olla tekniikan ihmelapsi, jotta osaa navigoida tässä appissa.

Käytännössä tulostus alkaa yleensä siitä sovelluksesta, jossa asiakirja tai kuva on auki. Avaan tulostusvalinnan, tarkistan kohteeksi valitun HP-tulostimen ja vilkaisen esikatselun ennen työn lähettämistä. Tästä tulee hyödyllinen pieni rutiini: jos tiedosto näyttää esikatselussa oudolta tai sivuja on odotettua enemmän, ongelman voi huomata ennen paperin kulumista. Varsinkin laskuissa, monisivuisissa PDF-tiedostoissa ja verkkosivuilta tulostetuissa ohjeissa esikatselu säästää helposti uuden yrityksen.

Laajennuksen rooli on tärkeä myös tilien ja laitteiden rajojen kannalta. Se ei tee eri käyttäjien tiedostoista yhtä yhteistä kansiota, eikä sen avulla kannata olettaa, että yksi perheenjäsen hallitsee muiden puhelimia. Jokainen aloittaa tulostuksen omalta laitteeltaan ja sovelluksestaan. Jaetun tulostimen kohdalla on silti viisasta sopia arkisista käytännöistä: esimerkiksi siitä, kuka hakee tulosteen, jos paperissa on henkilökohtaisia tietoja, tai miten toimitaan, jos toinen on lähettänyt pitkän työn juuri kiireisellä hetkellä.

Jos tulostinta ei löydy, en lähtisi heti asentamaan kaikkea uudelleen. Tarkistan ensin, että puhelin ja tulostin ovat käytettävissä samassa lähiverkossa ja että tulostin on käynnissä. Sen jälkeen kokeilen tulostusvalintaa uudelleen ja varmistan, ettei sovelluksen oma tiedostonäkymä ole sekoittunut Androidin tulostuspolkuun. Tämä järjestelmällinen tarkistus on usein järkevämpi kuin asetusten satunnainen muuttaminen. Jos tulostustarve on vain satunnainen, kannattaa myös pitää mielessä, ettei laajennus ratkaise tulostimen paperi-, väriaine- tai yhteysongelmia.

Arjen tulostus ilman ylimääräistä kiertotietä

Kun tulostan puhelimesta yhteiseen HP-tulostimeen, arvostan ennen kaikkea sitä, että asiakirja voi kulkea suoraan omasta sovelluksestaan paperille. Tässä osiossa pohdin, milloin tuo lyhyt reitti aidosti helpottaa kodin arkea ja milloin kannattaa pysähtyä tarkistamaan tulostustyö ennen sen lähettämistä.

Tulostaminen käden käänteessä

Mikä tekee HP-tulostuspalvelulaajennuksesta erityisen, on sen saumaton integrointi HP-tulostimiin. Voit tulostaa suoraan puhelimestasi tai tabletistasi ilman, että tarvitsee kikkailla monimutkaisten asetusten kanssa. Tämä on erityisen kätevää kiireisessä arjessa, kun aika on kortilla. Kuvittele, että olet juuri saanut valmiiksi tärkeän dokumentin ja haluat tulostaa sen ennen kokousta – tämä appi tekee siitä lastenleikkiä.

Perheessä hyöty voi olla hyvin konkreettinen: huoltaja voi tulostaa koulun tiedotteen, toinen aikuinen matkavahvistuksen ja nuori oman opiskeluun liittyvän materiaalinsa ilman, että kukaan joutuu ensin lähettämään tiedostoa yhteiseen sähköpostiin. Tämä ei silti tarkoita, että kaikki puhelimesta löytyvä tulostuisi samalla tavalla. Sovelluksesta riippuen tulostusvalinta voi olla valikossa eri nimellä tai tiedosto täytyy avata sovelluksessa, joka tukee tulostamista. Jos vaihtoehtoa ei näy, kokeilen ensin jakamis- tai lisävalikkoa ja tarvittaessa avaan asiakirjan toisessa sovelluksessa.

Toinen käytännön vinkki on erottaa tulostettava sisältö siitä, miltä se näyttää puhelimen näytöllä. Verkkosivun asettelu voi muuttua paperilla, ja kuvan tai PDF-tiedoston mittasuhteet voivat tehdä tulosteesta erilaisen kuin odotit. Siksi tarkistan aina sivumäärän ja esikatselun, jos tulostan useita sivuja tai käytän paperia, jota ei ole helposti korvattavissa. Nopeassa yksittäisen lomakkeen tulostuksessa tätä ei tarvitse tehdä raskaana tarkistuslistana; tärkeintä on käyttää esikatselua silloin, kun väärä asettelu aiheuttaisi vaivaa.

Valinnat vaikuttavat lopputulokseen

Vaikka sovellus on yksinkertainen, se ei tarkoita, että se olisi ominaisuuksiltaan köyhä. Voit säätää tulostusasetuksia mielesi mukaan, valita eri paperikokoja, ja jopa säätää värintoistoa. Tämä tekee sovelluksesta ihanteellisen niin kotikäyttöön kuin ammattilaisillekin. Oli kyseessä sitten värikäs esite tai mustavalkoinen raportti, tämä appi hoitaa homman.

Minulle tärkein säätö ei ole mahdollisimman monen asetuksen rukkaaminen vaan oikean kompromissin valitseminen. Mustavalkoinen tuloste riittää usein tekstiin, luonnokseen tai kotiin talteen laitettavaan ohjeeseen, kun taas värillinen tuloste on perusteltu, jos värit välittävät tietoa tai auttavat erottamaan kuvan osia. En kuitenkaan lupaisi, että puhelimen asetus yksin takaa tietynlaisen jäljen: paperi, tulostimen ominaisuudet ja itse tiedosto vaikuttavat lopputulokseen. Jos tuloste on tärkeä, teen ensin yhden tarkistuskappaleen enkä lähetä heti suurta erää.

Jaetussa käytössä asetukset ovat myös koordinointikysymys. Yksi käyttäjä voi tarvita värillisen sivun, kun taas toiselle mustavalkoinen tuloste on täysin riittävä. Ennen ison työn lähettämistä kannattaa tarkistaa valittu paperikoko, väri ja sivumäärä, jotta asetukset eivät jää huomaamatta edelliseltä käyttäjältä. Tämä on pieni hetki, joka voi säästää sekä paperia että tarvetta selvittää, miksi tuloste ei vastannut odotuksia.

Kun tulostus ei onnistu ensimmäisellä kerralla

Yksi suurimmista eduista on appin käyttäjäystävällisyys. Kaikki toiminnot on selkeästi esillä, ja ohjeet ovat helposti ymmärrettäviä. Jos kuitenkin törmäät ongelmiin, sovelluksessa on kattava tukiosio, joka auttaa selvittämään useimmat haasteet. Tämä on erityisen tärkeää, jos et ole kovin teknisesti suuntautunut.

Silti helppo käyttöliittymä ei poista kaikkia tavallisia tulostuspulmia. Tulostin voi olla varattu, offline-tilassa tai ilman sopivaa paperia, ja silloin puhelimella tehty pyyntö ei yksin ratkaise tilannetta. Jos mitään ei tapahdu, tarkistan ensin tulostimen tilan ja sen jälkeen, onko työ jäänyt odottamaan puhelimen tulostusjonoon. Uuden työn lähettäminen monta kertaa peräkkäin voi johtaa useisiin samanlaisiin tulosteisiin, joten odotan hetken ja varmistan tilanteen ennen kuin yritän uudelleen.

Jos asiakirjassa on arkaluonteista sisältöä, tulostushetki kannattaa ajoittaa niin, että joku voi hakea sivut heti. Tämä on erityisen järkevää yhteisessä kodissa, jossa tulostin on kaikkien käytettävissä. Laajennus helpottaa lähettämistä, mutta se ei korvaa ihmisten välistä sopimista siitä, miten yksityiset paperit pidetään poissa muiden nähtäviltä. Samasta syystä en lähettäisi tärkeää asiakirjaa tulostumaan juuri ennen lähtöä, jos en tiedä, milloin pääsen tulostimen luo.

Kenelle tämä laajennus sopii?

Sovellus on yhteensopiva useimpien modernien Android- ja iOS-laitteiden kanssa, mikä tarkoittaa, että voit käyttää sitä lähes millä tahansa laitteella. Lisäksi HP päivittää sovellusta säännöllisesti, joten voit olla varma, että saat aina uusimmat ominaisuudet ja parannukset käyttöösi.

HP Inc:n tekemä maksuton tuottavuussovellus on järkevä valinta ihmiselle, joka tulostaa puhelimesta HP-laitteelle eikä halua siirtää jokaista tiedostoa tietokoneen kautta. Sen käyttö on laajaa: arvosana on keskimäärin 4,2, ja asennuksia on yli miljardi. Nykyinen versio on 23.2.5.3169, sovellus julkaistiin 14.5.2013 ja se toimii Android 6.0:sta alkaen. Nämä luvut kertovat pitkästä käytöstä ja suuresta yleisöstä, mutta oma sopivuus ratkeaa lopulta sen mukaan, onko kotona HP-tulostin ja tarvitseeko tulostaa Android-laitteelta.

Ikäraja PEGI 3 kertoo, että sovellus sopii ikäluokituksen puolesta myös pienille käyttäjille. Se ei kuitenkaan itsessään ole lapsilukko eikä takaa, että jokainen tulostettava tiedosto olisi lapselle sopiva. Nuorelle käyttäjälle voi näyttää, miten asiakirja valitaan ja miten tulostus käynnistetään, mutta samalla kannattaa sopia, mitä saa tulostaa ja kuka hakee paperit tulostimelta. Tässä laajennus toimii välineenä, ei perheen sääntöjen tai valvonnan korvikkeena.

Kun vertaan tätä tavallisiin vaihtoehtoihin, kuten tiedoston lähettämiseen tietokoneelle tai sen avaamiseen valmistajan erillisessä hallintasovelluksessa, tulostuspalvelun vahvuus on nopea reitti jo avoinna olevasta sisällöstä tulostimeen. Tietokone on parempi, jos haluan tehdä laajempia muokkauksia, yhdistellä tiedostoja tai tarkastaa sivuasettelun huolellisesti. Erillinen hallintasovellus taas on luontevampi silloin, kun tulostamisen lisäksi haluan hoitaa tulostimeen liittyviä muita tehtäviä. Jos käytössä ei ole HP-tulostinta tai tulostan harvoin, tästä laajennuksesta ei välttämättä ole riittävästi hyötyä pitämään sitä mielessäni arjen työkaluna.

Yhteensopivuus ja käytännön odotukset

Arjessa kysymys kuuluu usein, tarvitseeko jokaisen perheenjäsenen käyttää samaa tiliä tai asentaa sama sovellus. Tämän laajennuksen perusidea on tarjota puhelimesta tulostusmahdollisuus, ei muodostaa yhteistä käyttäjätiliä tai perheen tulostusjärjestelmää. Jos useampi Android-käyttäjä tulostaa samaan HP-laitteeseen, jokaisen kannattaa kokeilla tulostuspolkua omalla puhelimellaan ja sopia yhteisistä käytännöistä. Näin ei synny oletusta, että yhden henkilön asetukset tai tiedostot olisivat automaattisesti muiden käytettävissä.

iPhonen tai iPadin omistajan kannattaa huomata, että tämä laajennus on nimenomaan Androidin tulostuspalveluun liittyvä ratkaisu. Applen laitteella tulostus voi kulkea eri järjestelmätoiminnon tai sovelluksen kautta, joten sama asennusohje ei päde sellaisenaan. Jos kodissa käytetään sekä Android- että Apple-laitteita, selvittäisin kummankin laitteen tulostustavan erikseen ennen kuin lupaisin, että kaikki perheen puhelimet toimivat samalla tavalla.

Samoin tulostimen näkyminen riippuu käytännön yhteydestä, ei pelkästään siitä, että laajennus on asennettu. Jos kotiverkossa on useita reitittimiä tai vierasverkko, puhelin ja tulostin eivät välttämättä löydä toisiaan odotetusti. En tekisi tästä ensimmäistä epäiltyä tavallisessa tilanteessa, mutta jos tulostin puuttuu valikosta toistuvasti, verkon vaihtuminen tai eri verkkoihin yhdistetyt laitteet ovat järkeviä tarkistuskohteita.

Laajennus on luontevimmillaan silloin, kun tulostustarve on pieni ja selkeä: yksi lomake, muutama muistiinpanosivu tai kuitti, joka pitää säilyttää paperilla. Jos teen pitkää raporttia, käsittelen paljon kuvia tai tarvitsen täsmällistä taittoa, siirryn mieluummin tietokoneelle ja tarkistan asiakirjan siellä. Puhelimesta tulostamisen mukavuus ei poista sitä, että laaja muokkaus ja tarkka sivusuunnittelu ovat usein helpompia suuremmalla näytöllä.

Lopuksi, jos etsit luotettavaa ja helppokäyttöistä tulostusratkaisua, HP-tulostuspalvelulaajennus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se tekee tulostamisesta suoraviivaista ja vaivatonta, antaen sinulle enemmän aikaa keskittyä muihin tehtäviin. Joten miksi et antaisi sille mahdollisuutta?

Oma arvio yhteiseen kotiin

Minusta tämän ratkaisun paras puoli on arkinen, ei näyttävä: se poistaa yhden turhan välivaiheen silloin, kun tiedosto on jo puhelimessa ja lähellä on HP-tulostin. Yhteisessä kodissa se voi helpottaa pienten tulostustarpeiden hoitamista, kun käyttäjät tietävät mistä tulostus käynnistyy ja muistavat tarkistaa työn ennen lähettämistä. Maksuttomuus tekee kokeilemisesta helppoa, mutta en asentaisi sitä vain varmuuden vuoksi, jos tulostinta ei ole tai jos kaikki tulostustyö tehdään jo tietokoneella.

Suosittelisin sitä etenkin Android-käyttäjälle, joka tulostaa silloin tällöin koulun papereita, matkatietoja, työasiakirjoja tai muita valmiita tiedostoja HP-tulostimelle. En valitsisi sitä ainoaksi ratkaisuksi ihmiselle, joka tarvitsee tarkkaa taittoa, laajoja muokkauksia tai tulostimen monipuolista hallintaa. Kun odotukset ovat oikeat, laajennus hoitaa rajatun tehtävänsä kätevästi; kun tarvitaan enemmän, tietokone tai tulostimen muu hallintatapa on parempi työkalu.